Tất cả chúng ta đều đã rán sức để quản lý thời gian của chúng ta tốt hơn ở điểm này hay điểm khác. Vì vậy nếu hiện tại bạn đang cảm thấy bị phân tán và không hiệu quả, bạn không hề đơn độc đâu. Điều tuyệt vời là kỹ thuật quản lý thời gian có thể học được, miễn là bạn hiểu được tại sao bạn làm điều gì đó và sau đó thực hành nhiều lần cho đến khi ý tưởng tốt trở thành thói quen.
Để tìm ra phương pháp nào thỏa đáng để theo đuổi, dưới đây là chia sẻ của các thành viên của Young Entrepreneur Council về kỹ thuật quản lý thời gian mà họ sử dụng để tận dụng tối đa 24h của họ. Bạn có thể sử dụng để nâng cao hiệu suất của mình.
1. Khoanh vùng các dự án
Việc chuyển đổi giữa các loại tác vụ là một trong những thứ gây ra sự cạn kiệt về tinh thần. Thay vào đó hãy bó buộc các dự án lại liên quan lại với nhau và sau đó giải quyết tất cả chúng cùng một lúc. Ví dụ, hãy bắt đầu một ngày của bạn với việc giải quyết các thách thức dịch vụ khách hàng. Sau đó, di chuyển đến các chiến dịch tiếp thị. Sau cùng, xem xét đánh giá các cơ hội sản phẩm mới. Điều này giúp việc hoàn thành các nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn, mà không phải đi tới đi lui loạn óc hàng chục lần mỗi ngày.
—Firas Kittaneh, Amerisleep
2. Theo dõi thời gian của bạn
Theo dõi thời gian giống như một bản dự toán về tiền. Nó khiến tôi thấy những gì tôi đang làm một cách thiếu suy xét về việc không sử dụng thời gian theo cách tốt nhất, và chỉ ra đâu là nơi tôi có thể cải thiện ngay lập tức.Tôi sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian, giúp tôi xác định những gì tôi làm trong mỗi phút của mỗi ngày làm việc.
—Serenity Gibbons, NAACP
3. Phát triển một mật mã khi bạn bận rộn
Tất cả chúng ta đều ở trong tình huống mà chúng ta muốn quay trở lại làm việc nhưng chúng ta lại không thể kết thúc cuộc trò chuyện với quản lý của mình. Vì vậy, chúng tôi đã phát triển một mã nội bộ mà có nghĩa là “Xin đừng cảm thấy bị xúc phạm, nhưng tôi thực sự cần giải quyết nhiệm vụ này.” Chiến thuật này đã thay đổi cách tôi quản lý thời gian của mình vì điều đó có nghĩa là tôi có thể làm việc trên các dự án lớn mà không bị gián đoạn.
—Syed Balkhi, WPBeginner
4. Eat that frog – Ăn con ếch đó
Cụm từ “Eat that frog – Ăn con ếch đó” được phổ biến bởi tác giải Brian Tracy. Nó cơ bản là một kỹ thuật quản lý thời gian rằng bạn hãy giải quyết các nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất trong danh sách những việc cần làm đầu tiên vào buổi sáng. Vượt qua điều khó khăn nhất và ưu tiên cao nhất trước khi làm bất cứ điều gì khác giúp tôi làm việc hiệu quả hơn trong suốt cả ngày.
—John Turner, SeedProd LLC
5. Lịch trình cho những phiền nhiễu
Mọi người nói chung thường dễ bị phân tâm. Nếu ai đó nói rằng họ muốn bạn dành cho họ 2 phút thời gian của bạn, thì khi đó hầu như không bao giờ chỉ là 2 phút! Nếu tôi không có thời gan để gặp ai đó trong vòng 10 đến 15 phút ngay tại chỗ, tôi thường để họ lên sắp xếp thời gian cho tôi. Điều tốt nhất là quản lý ngày làm việc của bạn với đủ wiggle room (nơi tự do để ngọ nguậy – nơi dành cho bản thân sự tự do thay đổi ý định) để bạn có thể hoàn thành ít nhất từ 1 đến 2 việc mà bạn đặt ra.
—Jennifer A Barnes, Optima Office, LLC
6. Tập trung vào một thứ
Quản lý thời gian của tôi đã thay đổi khi tôi bắt đầu tập trung vào “một thứ”. Ở thời điểm bắt đầu của một ngày, tôi tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trong tay. Tôi không để các vấn đề khác len lỏi vào lịch trình của mình cho đến khi nhiệm vụ đó hoàn thành. Khi đã xong, tôi chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng tiếp theo,… Điều này giúp loại bỏ sự mong muốn đa nhiệm, gây ra sự choáng ngợp.
—Colbey Pfund, LFNT Distribution
7. Trả lời email hai lần một ngày
Không phải ai cũng có khả năng làm điều này, nhưng tôi đã thấy nó hoạt động rất tuyệt vời đối với những người quá thường xuyên kích hoạt email của họ. Nó rất đơn giản. Bạn dành hai thời điểm khác nhau trong ngày để trả lời email: một lần khi bắt đầu, lần thứ hai vào cuối ngày. Bất cứ điều gì ở giữa đều được tránh trừ khi nó là một trường hợp cấp bách – nhưng tại thời điểm đó, ai đó sẽ gọi cho bạn.
—Nicole Munoz, Nicole Munoz Consulting
8. Trao quyền nhiều hơn
Tôi đã học được từ kinh nghiệm của mình rằng danh sách những việc cần làm của doanh nhân sẽ không bao giờ kết thúc. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình, tập trung vào những việc quan trọng hơn hoặc dành thời gian cho một việc cụ thể, nhưng vào cuối ngày, mọi việc chỉ cần được hoàn thành. Trừ khi bạn tìm cách nhân bản chính mình, bạn cần phát triển niềm tin cho những người khác có thể thực hiện những nhiệm vụ đó tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn bạn.
—Solomon Thimothy, OneIMS
9. Sử dụng các ứng dụng năng suất
Với rất nhiều ứng dụng năng suất tuyệt vời trên thị trường, nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi quản lý thời gian của mình tốt hơn. Bạn không còn phải ngồi xuống và lên kế hoạch cho lịch của mình trong tuần vì các ứng dụng năng suất giúp dễ dàng đặt lời nhắc, theo dõi và hoàn thành công việc. Ngoài ra, bạn có thể nhìn lại và thấy tất cả những gì bạn đã hoàn thành, điều này giúp tăng thêm động lực.
—Stephanie Wells, Formidable Forms
10. Cắt giảm sự gián đoạn
Bạn càng ít bị gián đoạn, bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn. Hãy chú ý đến những điều làm bạn gián đoạn có thể bạn cần cất điện thoại thông minh của bạn đi hoặc đóng email trong khi bạn làm việc quan trọng. Dòng chảy bị hỏng thực sự có thể cản trở tiến độ. Bằng cách nhận ra những gì phá vỡ sự tập trung của bạn, bạn có thể tăng năng suất của bạn.
—Blair Thomas, eMerchantBroker
11. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro
Tôi đã tìm hiểu về Kỹ thuật Pomodoro vài năm trước khi nghiên cứu các giải pháp cho vấn đề chính xác này và tôi đã vô cùng ấn tượng với kết quả này. Ý tưởng đằng sau nó là phân bổ thời gian thành từng phân đoạn 25 phút mà bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ. Sau mỗi lần thực hiện phân đoạn, hãy nghỉ ngơi một chút trước khi tiếp tục. Tôi đã hoàn thành công việc trong 4 lần Pomodoros nhiều hơn làm toàn thời gian 1 ngày!
—Bryce Welker, Crush The CPA Exam
12. Lên kế hoạch trước để tập trung vào các ưu tiên
Tôi luôn kết thúc ngày của mình bằng cách lên kế hoạch cho ngày hôm sau, và tôi luôn kết thúc tuần bằng cách lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Điều này cho phép tôi tập trung vào các ưu tiên hàng đầu ngay khi tôi bắt đầu ngày mới mà không cần phải nhớ những gì quan trọng hay lo lắng về bất cứ điều gì làm tôi khó chịu.
—Andrew Kucheriavy, Intechnic
Success
