Tôi sẽ không làm công việc của một đội ngũ thông minh, tài năng và năng động của tôi.

Dù là một doanh nhân hay chỉ là một sinh viên thì chúng ta cũng luôn có những công việc trong to-do list mà chúng ta không muốn làm. Vì vậy, chúng ta tiếp tục di chuyển qua các công việc và mục tiêu khác hay bất cứ điều gì để chúng ta có thể tránh những công việc khó chịu đó.

Có thể bạn không muốn tham gia vào các công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ hoặc các báo cáo chi phí hàng tháng. Điều này không phải là một điều xấu vì có một giải pháp rõ ràng là Ủy quyền. Một phương châm mà tôi nghĩ bạn cũng nên học: Tôi sẽ không bao giờ làm công việc của một đội ngũ thông minh, tài năng và năng động của tôi.

Công việc của chúng ta, sau khi tất cả là tập trung vào phần lớn hơn của doanh nghiệp: như việc tạo ra doanh thu. Và trong nhiệm vụ quan trọng khác, bạn có thể tránh và ủy thác cho đội ngũ tài năng của bạn.

Tôi đoán rằng, chắc chắn hầu hết tất cả chúng ta đều có khả năng là một người trì hoãn.

Theo khảo sát năm 2013 của Salary.com, 69% số người được khảo sát cho biết họ lãng ví thời gian làm việc hàng ngày – tăng 5% so với năm 2012. 34% số người được hỏi ước tính họ thường lãng phí 30 phút hoặc ít hơn mỗi ngày; 24% cho biết họ lãng phí khoảng 30 đến 60 phút; và 11% cho biết họ lãng phí hàng giờ mỗi ngày.

Là một chủ doanh nghiệp, chắc hẳn bạn sẽ thấy con số đó ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả doanh nghiệp của bạn. Nhưng cần phải có phản ứng thực tế hơn đó là phải nghĩ đến các công cụ, thủ thuật và kỹ thuật để giảm thiểu sự trì hoãn và tối đa hóa năng suất làm việc. Dưới đây là một vài trong số các kỹ thuật hiệu quả:

1. Đừng áp đảo bản thân.

Thật là dễ dàng bị choáng ngợp bởi lượng công việc, cuộc họp và thời hạn của bạn. Khi các nhiệm vụ dường như không thể vượt qua, thì đây là một cách để giảm bớt gánh nặng đó: Đưa ra danh sách việc cần làm của bạn. Sau đó, thay vì viết ra nhiệm vụ lớn như một điều lớn lao, hãy phá vỡ nó thành những mảnh nhỏ để dễ dàng quản lý hơn. Bạn có mục tiêu cuối cùng, nhưng bằng cách giảm nó thành những phần nhỏ hơn, sẽ giúp bạn có được bức tranh rõ ràng hơn về những gì bạn cần phải làm.

Việc vượt qua những phần nhỏ của nhiệm vụ lớn sẽ dễ dàng hơn và giúp bạn có cảm giác hoàn thành để tiếp tục cho đến khi hoàn hành nhiệm vụ lớn.

2. Lật lại kịch bản.

Tôi không quan tâm bạn là ai: cho dù bạn là một công nhân, một nhà quản lý hay một CEO, thì bạn cũng giống như mọi người – và tất cả chúng ta đều ghét làm một số việc nhất định. Vậy tại sao lại không lật lại kịch bản?

Cắn một viên đạn, hôn môt con ếch – bất cứ điều gì bạn muốn gọi nó: đặt nhiệm vụ đó vào đầu danh sách việc cần làm của bạn vào ngày hôm đó. Bạn sẽ loại bỏ nhiệm vụ đó một cách nhanh chóng và chuyển sang phần còn lại trong ngày của bạn. Chưa kể đến việc bạn có một cảm giác hoàn thành lớn hơn khi biết rằng bạn đã vượt qua được chở ngại lớn nhất trong ngày.

3. Quên đi sự Hoàn hảo.

Mọi người đều muốn tạo ấn tượng tốt và đặt bước chân tốt nhất của mình tại nơi làm việc. Sự trì hoãn không phải đến từ việc không có khả năng hoàn thành công việc, mà là đến từ sự sợ hãi và bất an. Không chắc chắn làm thế nào để thực hiện và hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể sẽ làm cho chúng ta sợ thất bại và cuối cùng là một cái nhìn không mấy tích cực từ ông chủ doanh nghiệp.

Nếu bạn lo lắng về chất lượng công việc của mình, hãy dành một khoảng thời gian mỗi ngày để hoàn thành (hoặc sửa đổi) các phần của dự án. Việc hoàn thành một nhiệm vụ là khả thi khi mà bạn không bị ám ảnh và mất tập trung.

4. Loại bỏ những phiền nhiễu xung quanh

Thật dễ dàng để trì hoãn với hàng tá những phiền nhiễu xung quanh ta mỗi ngày. Theo một cuộc khảo sát của Stop Procrastinating, có đến 68% người Mỹ được khảo sát cho biết họ đã bị phân tâm từ nhiệm vụ của họ bởi những việc như kiểm tra email, duyệt web, social network. Trong số đó, có đến 39% nói rằng sự xao nhãng khiến họ mất mội giờ mỗi ngày.

Chắc chắn, thật là hấp dẫn để liên tục kiểm tra facebook, twitter của bạn, nhưng đây là một khái niệm cấp tiến: hãy đăng xuất khỏi tài khoản mạng xã hội của bạn trong vài giờ mỗi ngày.

Thay vào đó, hãy tập trung vào công việc của bạn và không làm gì khác. Làm bất cứ điều gì để được vào “vùng” hoàn thành mục tiêu của bạn. Bạn có thể nghe một số bản nhạc giúp bạn tập trung hơn, tắt chế độ cảnh báo…

5. Hãy là một người quản lý thời gian tốt.

Để chuyển đổi từ một người trì hoãn trở thành một nhà lãnh đạo chủ động đòi hỏi tổ chức từ phía bạn, từ suy nghĩ đến lịch trình của bạn. Thật khó để có thể tổ chức khi bạn cảm thấy bạn đang tung hứng nhiều thứ, nhưng để thành công, bạn phải học cách sắp xếp hiệu quả. Bạn phải biết quyết định thời gian dành cho mỗi công việc.

Đối với một số người trong số chúng ta với việc điều hành, ngay cả việc ngồi xuống cũng cần phải được lên kế hoạch. Do vậy, chúng ta phải biết sắp xếp mọi việc, lên kế hoạch chính xác cho lịch biểu để quản lý thời gian hiệu quả, hoàn thành mọi việc.

Nếu bạn là người quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có thời gian cho mọi thứ, kể cả thời gian chơi. Phải mất một số cống hiến và kỷ luật, nhưng nó không phải là không thể.

6. Hãy nhớ rằng Con chim đến đầu tiên sẽ bắt được sâu

Chắc hẳn chúng ta đều là những người ngủ ít. Một số thì ngủ muộn, nhưng một số người thích dậy sớm. Tôi khuyên bạn rằng, nên thức dậy sớm và bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả. Bởi vì mỗi sáng sớm là phần hiệu quả nhất trong ngày, nó máng đến sự xao lãng tối thiểu nhất, không email, không ai online,…

CEO Tim Cook bắt đầu một ngày mới vào lúc 3h45 sáng, Richard Branson thích ngủ đến 5h sáng. Hãy bắt đầu và tạo một thói quen dậy sớm và làm việc, bạn sẽ thấy thực sự hiệu quả. Giống như con chim đến sớm sẽ bắt được sâu, người đi đến trước chắc chắn thành công.

Do vậy, để có thể chuyển đổi từ Sự trì hoãn sang Năng suất, bạn phải có kỷ luật, năng động và tập trung, kiên trì đến cùng.

Chúng ta đều khác nhau, nên không có giải pháp ma thuật cho việc trì hoãn. Nhưng nếu bạn có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp với mình, điều đó là có thể.